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ÉNONCÉ DE CONFIDENTIALITÉ DE PSYCHOMETRICS CANADA

Cet énoncé dresse les démarches que doit faire Psychometrics Canada Ltée en vue de protéger les renseignements personnels recueillis dans le cadre de notre travail. L’expression « renseignements personnels » comprend toute information relative à une personne que l’on peut identifier (que cette personne soit nommée directement ou que son identité soit sous-entendue ou spécifiée à partir de l’information précisée).

Psychometrics Canada amasse des données personnelles sur les gens dans le cadre normal de son travail, dans la notation de tests et la gestion de ses sites Web. Ces données personnelles nous permettent également de vous assurer un service à la hauteur de vos besoins et de vos exigences. Nous recueillons ces données strictement pour nos besoins. Vous trouverez ci-dessous un exposé complet de notre énoncé de confidentialité; nous vous invitons à prendre le temps de le lire en détail.

Les exigences de la protection de la confidentialité constituent un code de pratique équitable de traitement de l’information qui comprend la cueillette, l’usage, la divulgation et la protection d’information personnelle que nous détenons. Nous sommes tenus de donner à toute personne qui l’exige les renseignements à son sujet de même que les moyens de corriger et de commenter ces renseignements. Tout individu a droit à la protection de sa confidentialité dans tous les systèmes d’information sous la garde et le contrôle de Psychometrics Canada Ltée.

Notez bien, toutefois, qu’il n’existe aucune formule qui assure la transmission d’information ou le stockage des données de façon entièrement sécuritaire. Les propriétés de chaque méthode pourront varier, mais les transmissions par fax, les appels téléphoniques, la poste et les envois par Internet sont tous sensibles au vol, à l’interception ou au mauvais usage, et certains plus que d’autres. Psychometrics Canada ne peut être tenue responsable pour ce type de vol, d’interception ou de mauvais usage avant de prendre en charge toute information personnelle.

LA COLLECTE DE DONNÉES PERSONNELLES

Psychometrics Canada Ltée est propriétaire unique de l’information qu’elle recueille. Les données personnelles ainsi recueillies ne peuvent être partagées avec aucune autre partie à moins qu’il devienne nécessaire de respecter des procédures judiciaires en cours, une ordonnance d’un tribunal ou une injonction. Nous traitons les données personnelles pour les raisons suivantes :

  • Offrir un service personnalisé,
  • Poursuivre des recherches sur les propriétés des tests,
  • Donner aux clients des services de notation et de rapport,
  • Fournir des services de formation à l’intention des clients.

Nous utilisons également ces données de façon globale en vue de :

  • créer des profils d’utilisation de tests,
  • soutenir l’élaboration de tests et de rapports,
  • assurer la vérification de l’usage de nos sites Web.

Nous recueillons des données provenant de nos usagers à différentes étapes :

A. Formulaire d’inscription et de qualification

Un utilisateur doit remplir un formulaire de qualification pour accéder à plusieurs de nos services. Tout au long de cette étape, le client nous transmet des renseignements personnels y compris ses coordonnées, des renseignements sur le crédit et de l’information touchant ses études et sa formation. Nous utilisons ces données afin d’assurer que le client est apte à acheter nos produits.

Avant d’accéder à nos sites Web, l’utilisateur doit préalablement remplir le formulaire d’inscription. En cours d’inscription, il transmet ses coordonnées (son nom et son adresse de courriel). Nous utilisons ces données pour communiquer à l’utilisateur de l’information touchant les services offerts sur notre site pour lesquels il a manifesté de l’intérêt. L’usage de renseignements démographiques et autre information ponctuelle, soit un nom d’usager et un mot de passe, par exemple, est optionnel. Nous encourageons cette communication, toutefois, car elle nous permet d’offrir une utilisation plus personnalisée de nos sites.

Tout utilisateur qui veut se prévaloir de nos services de notation doit remplir avant tout un formulaire de demande de services de notation. Au cours de cette étape, le client doit nous transmettre des données personnelles, y compris ses coordonnées de même que des renseignements sur le crédit et sur son entreprise. Ces renseignements nous permettent de communiquer avec le client et lui fournir les services relatifs aux tests que nous traitons.

B. Formulaire de commande

Nous demandons à l’utilisateur d’inscrire l’information sur le formulaire de commande. Il doit transmettre ses coordonnées (nom, adresse de courriel, adresse d’envoi postal) et autres renseignements financiers tels que le numéro de carte de crédit et sa date d’expiration. Nous utilisons ces données pour fins comptables de facturation et d’expédition de commande. Dans le cas de problème de traitement de commande, nous communiquons avec le client au moyen de ces données.

C. Notation de tests

Les tests qui nous sont acheminés et que nous devons traiter sont notés à notre service de notation. Ce sont des scanneurs internes qui lisent la plupart des tests; ceux-ci ne quittent pas nos bureaux. Toute fiche de données personnelles est stockée sur des ordinateurs protégés par mot de passe et une copie de sauvegarde est enregistrée sur notre serveur interne protégé, lui aussi, par mot de passe; seul le personnel de Psychometrics Canada Ltée a accès à ces données. Tout rapport touchant une personne retourne au client par courriel ou est acheminé par la poste. C’est notre personnel de la salle de courrier qui se charge des envois postaux. Les tests de rendement qu’on nous envoie pour notation, y compris les Canadian Achievement Tests et les Canadian Tests of Cognitive Skills sont acheminés au service de notation de l’Université de l’Alberta où l’on respecte de rigoureuses politiques de protection des renseignements qui assurent le traitement confidentiel de toute donnée. Une compagnie de transport externe se charge de l’expédition des tests. Les feuilles de tests sont ensuite emmagasinées dans un lieu sécurisé pendant 60 jours. À la fin de cette période, on les passe à la déchiqueteuse avant d’en recycler le papier. Par ailleurs, les clients peuvent exiger qu’on leur retourne leurs feuilles de réponses. Nous ne partageons ces données avec aucune tierce partie à moins de recevoir un consentement écrit de le faire. Les données peuvent être utilisées de façon globale (sans identification personnalisée) dans le but de créer des profils d’utilisation de test et d’aider à l’élaboration de tests et de rapports. Dans ces cas, les données globales pourront faire l’objet d’échanges avec des tiers.

D. Cueillette de données sur site Web

Nos sites Web pourront entrer en communication avec l’adresse de protocole Internet (IP) d’un utilisateur, son type et sa version de navigateur, son domaine d’accès commuté et son système d’exploitation informatisée lorsque l’utilisateur visite le site. Les adresses IP pourront parfois être reliées à des données servant à identifier l’individu. Nous utilisons l’information ainsi repérée pour aider à diagnostiquer les problèmes sur notre serveur et gérer notre site Web. Les adresses IP servent aussi à recueillir une quantité importante de données démographiques qui ne sont reliées à aucun individu et qui demeurent anonymes.

Notre site Web renferme un formulaire de commande qui permet aux clients de commander leurs produits et service en ligne. Nous recueillons les coordonnées des clients (adresse postale, adresse de courriel) et les renseignements d’affaires (numéro de compte, numéro de carte de crédit).

Les coordonnées ainsi recueillies servent uniquement à expédier les commandes aux clients. Nous acheminons également des envois postaux et autre matériel de marketing relatif aux produits et aux nouveautés. Il nous arrive aussi de mener des sondages au cours desquels nous amassons des renseignements anonymes qui servent uniquement à la cueillette de résultats de sondages. Nous assumons le droit de regrouper ou de compiler et d’utiliser les données obtenues à la suite de la notation ou du traitement des produits inscrits sur ce site ou que Psychometrics Canada Ltée vend ou détient sous licence; nous nous accordons le droit d’utiliser ces données pour la recherche, la création de produit et l’analyse statistique. Tenez pour certain que nous traitons ces données uniquement dans leur forme globale, nous ne divulguons aucune identité.

Psychometrics Canada Ltée ne recueille aucune information au sujet de la personne qui passe le test d’évaluation outre son sexe, car l’indication masculin/féminin est essentielle à la notation de certaines évaluations. Nos clients peuvent choisir de recueillir l’information telle que l’adresse de courriel, l’adresse postale, etc. Nous n’utilisons pas ces renseignements et ne les divulguons pas; nous ne communiquons pas avec l’utilisateur final et n’utilisons pas ces données démographiques sans la permission explicite du client.

E. Témoins (Cookies) de site Web

Notre site Web utilise un témoin volatile, mais ne le requiert pas. Le témoin (cookie) est un élément de donnée stocké dans l’ordinateur de l’utilisateur et lié à l’information au sujet de l’utilisateur. Nous utilisons uniquement des témoins (cookies) d’identification de session qui ne sont pas stockés sur le disque dur, et ne sont pas des témoins persistants. Dès que l’utilisateur éteint son navigateur, le témoin cesse de fonctionner.

COMMUNICATIONS PROVENANT DE PSYCHOMETRICS CANADA

Une clientèle établie reçoit, à l’occasion, des renseignements ponctuels sur nos produits, nos services et autre matériel particulier. Nous acheminons des brochures, des dépliants publicitaires et des catalogues.

Bulletins de service

Il est parfois nécessaire d’adresser un bulletin touchant un service. Par exemple, lorsque notre site Web fait l’objet d’un temps d’entretien et n’est donc pas accessible, il nous arrive d’adresser un courriel aux utilisateurs. En général, les utilisateurs ne peuvent refuser de telles communications; ils peuvent cependant désactiver leur compte. Toutefois, ces communications ne sont pas de nature promotionnelle.

Service à la clientèle

Nous communiquons régulièrement avec les utilisateurs par voie de courriel ou au téléphone, selon la formule qu’ils ont choisie, afin de leur fournir les services requis et pour discuter de questions touchant leur compte.

TIERS-INTERMÉDIAIRES

Compagnies de traitement de cartes de crédit et institutions financières

Sur certains de nos sites Web, nous utilisons les services d’une compagnie de traitement de carte de crédit en vue de facturer les clients pour nos produits et services.

Liens de sites Web

Les sites Web de Psychometrics Canada renferment des liens vers d’autres sites. Sachez que nous, chez Psychometrics Canada Ltée, ne sommes responsables en aucune façon des pratiques de protection des renseignements personnels des autres sites. Nous encourageons nos utilisateurs à demeurer vigilants et de bien lire les énoncés de confidentialité de chaque site Web qui recueille de l’information personnelle sur l’individu. L’énoncé de confidentialité, dans le présent cas, s’applique uniquement à tout renseignement recueilli sur les sites Web de Psychometrics Canada Ltée.

STOCKAGE D’INFORMATION PERSONNELLE

Rétention des données

Toute information relative au client et recueillie au moyen d’activités de marketing diverses est stockée dans notre base de données de clientèle. Les formulaires d’inscription du client sont classés dans un site sécurisé après que le formulaire soit inscrit dans notre base de données. L’accès à cette base de données de même qu’aux sites sécurisés est strictement limité à un nombre restreint de personnes munies d’une clé ou d’un mot de passe. Psychometrics Canada Ltée conserve ces renseignements pendant toute la durée de son association avec le client. Si celui-ci annonce à Psychometrics Canada qu’il n’en est plus le client, nous détruisons les renseignements dans les cinq années qui suivent l’avis que le client a transmis. Le client peut communiquer avec Psychometrics en tout temps et se renseigner au sujet de son profil et demander qu’on en retire certains renseignements. Chaque employé de Psychometrics Canada Ltée signe un accord de confidentialité au moment de son embauche; de plus, chaque employé reçoit une formation qui l’amène à exécuter la politique de confidentialité de Psychometrics Canada et de la mettre en œuvre.

Sécurité des données

Nous prenons toutes les précautions possibles pour sauvegarder les données de nos utilisateurs sur notre site Web. Lorsque les utilisateurs transmettent des renseignements de nature délicate via le site Web, ces renseignements sont protégés en ligne et aussi hors ligne. Quand nos formulaires d’inscription et de commande exigent que les utilisateurs inscrivent des renseignements de nature délicate, tel que le numéro de carte de crédit, ces renseignements sont encodés et protégés au moyen du logiciel cryptographique SSL, le système le plus perfectionné qui soit. Bien que nous utilisions l’encodage SSL pour la protection d’information confidentielle en ligne, nous faisons tout notre possible afin de protéger les données de nos utilisateurs hors ligne. Tous les renseignements de nos utilisateurs, non seulement les données mentionnées ci-dessus, demeurent dans nos bureaux. Seuls les employés qui requièrent ces informations pour une tâche particulière (par exemple, le personnel comptable ou un membre du service à la clientèle) ont accès renseignements personnels identifiables. Enfin, les serveurs qui assurent le stockage de tout renseignement personnel identifiable se trouvent dans un espace sécurisé à l’intérieur d’une installation verrouillée.

Politiques de révélation de renseignements personnels

Outre les exceptions consignées dans cette politique de confidentialité, Psychometrics Canada ne vend pas, ne loue pas, n’échange pas et ne donne pas à quelconque société ou organisme les renseignements personnels que ses clients lui transmettent sur ses sites au moment de commander ou d’utiliser un outil d’évaluation. Par ailleurs, Psychometrics Canada Ltée procure à ses clients les renseignements individualisés dont ils ont besoin pour conseiller leurs propres clients ou leur donner des avis comme il se doit. En d’autres mots, si vous choisissez un outil sur notre site selon l’avis d’un conseiller, d’un consultant ou de tout autre individu, Psychometrics achemine à ce conseiller, ce consultant ou cet individu les renseignements individuels identifiables afin qu’il/qu’elle puisse vous offrir les avis ou conseils appropriés.

Psychometrics Canada utilise les services de compagnies d’expéditions externes pour remplir les commandes de même que les services d’une compagnie de traitement de cartes de crédit pour traiter la facturation de vos produits et services. Dans un même ordre d’idées, Psychometrics utilise les services de revendeurs de temps à autre pour aider au traitement et la distribution de son matériel de marketing. Ces entreprises n’utilisent pas des renseignements individuels identifiables; ils n’utilisent que les renseignements que Psychometrics Canada Ltée leur achemine.

Outre ce qui précède, dans le cas où nous procurons des renseignements à des tiers, c’est sous forme de données globales utilisées à des fins d’élaboration de produits, de recherche ou dans le but de mener des analyses statistiques. Ces renseignements demeurent anonymes, libres de toute donnée personnelle identifiable; ils sont compilés à même les réponses de tous nos visiteurs à des questions et à des réponses fournies dans le cadre d’évaluations et dans des cas de cueillette d’information globale recueillie et relative au comportement sur le site du réseau. Encore une fois, nous tenons à préciser que toute donnée personnelle identifiable est extraite de ces procédures.

Psychometrics Canada Ltée accepte de dévoiler des renseignements concernant les comptes clients quand il est jugé de bonne foi que la divulgation soit nécessaire afin de (i) respecter la loi, (ii) de faire appliquer les normes de nos ententes d’utilisation, ou (iii) de protéger les droits, la propriété ou la sécurité de Psychometrics, ses utilisateurs ou toute autre partie.

Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques – LPRPDE

La Société canadienne de psychologie (SCP), Psychometrics Canada Ltée et des concepteurs de tests de premier rang sont unanimes à affirmer que les formulaires ou protocoles de résultats de tests ne devraient pas être distribués à des personnes qui prétendent avoir droit à des copies conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (PRPDE). Psychometrics Canada Ltée, la SCP et autres concepteurs de tests de premier rang sont tous d’avis que ces tests constituent des secrets industriels et qu’il n’est pas nécessaire de divulguer de telles informations en fonction de LPRPDE. Pour de plus amples renseignements relativement à la position de la SCP, visitez le site de la Société au www.cpa.ca.

 

Correction, mise à jour, suppression, désactivation d’information confidentielle personnelle

Si les données personnelles identifiables d’un utilisateur changent (le code postal, le numéro de téléphone, l’adresse de courriel ou l’adresse postale) ou si l’utilisateur ne désire plus retenir nos services, nous offrons une méthode pour corriger, mettre à jour ou supprimer/désactiver ces données personnelles identifiables. On peut procéder ainsi en accédant à la rubrique « my account » sur le site Web de Psychometrics Canada ou en communiquant avec le service à la clientèle par courriel àinfo@psychometrics.com ou par téléphone au 1.800.661.5158.

Avis de changements

Si nous devons modifier notre politique de confidentialité, nous en afficherons les changements aux endroits où nous jugeons propices afin que nos utilisateurs soient toujours conscients de l’information que nous recueillons, de l’usage que nous en faisons et à quelles occasions, s’il en est, que nous la divulguons. Si, toutefois, nous devons utiliser les données personnelles identifiables d’un utilisateur de façon différente que celle que nous avons établie au moment de la cueillette, nous en aviserons l’utilisateur par courriel.

Avis de non-responsabilité

Bien que nous mettions tout en œuvre pour sauvegarder la confidentialité de l’utilisateur, nous devons parfois divulguer des renseignements personnels lorsque la loi l’exige quand nous croyons, de bonne foi, qu’une telle démarche est nécessaire afin de respecter des procédures légales en cours, une ordonnance d’un tribunal ou un acte judiciaire délivré à notre site Web.

Nos coordonnées

Iout utilisateur qui a des questions relatives à notre politique de confidentialité peut communiquer avec nous.

Téléphone : 1.800.661.5158
Télécopieur : 1.780.469.2283
Courriel : privacy@psychometrics.com